Instructions aux auteur·ices

Plusieurs types de contributions sont possibles :

Publications, avec accompagnement du comité de programme (CP)

Ce sont ces contributions qui constituent le cœur du programme des JRES. Elles nécessitent la soumission préalable d’une proposition dans les délais impartis (calendrier). Elles font l’objet d’une relecture et d’une sélection rigoureuses du CP. Elles donnent droit à une inscription gratuite pour une personne, parmi les auteur·ices.

• Les présentations,
• Les tutos,
• Les posters.

Autres contributions, sans accompagnement du CP

Ces formats ne sont accessibles qu’aux congressistes, et avec une date de soumission démarrant quelques semaines avant les JRES.

• Les Lightning Talks,
• Les Small Talks,
• Les démos.

Publications, avec accompagnement du comité de programme

Les présentations

Les présentations comportent un résumé, un article et un support de présentation.

Elles se déclinent en 2 formats :

• le format long de 30 minutes suivies de 10 minutes de questions ;
• le format court de 15 minutes suivies de 5 minutes de questions.

Elles sont filmées et retransmises en direct. La vidéo, le résumé, le support de présentation et l’article seront archivés sur le site web des JRES.

Les tutos

Les tutos proposent des sujets pratiques et didactiques, avec pour objectif que les congressistes puissent reproduire aisément les manipulations au retour du congrès.

Les tutos se déclinent en 2 formats :

• le format long de 1 h 40 minutes ;
• le format court de 1 heure.

Les tutos comportent un résumé, un support de présentation et une annexe (qui doit permettre aux congressistes de disposer d’informations complémentaires au support de présentation pour en assurer la reproductibilité dans son propre environnement).

Les sessions tutos sont filmées et retransmises en direct. La vidéo, le résumé, support de présentation et l’annexe seront archivés sur le site web des JRES.

Les posters

Les posters sont des contributions au même titre que les présentations, seules les modalités d’échange avec les conférenciers diffèrent : alors que les présentations délivrent une information à une assemblée, le poster favorise les échanges autour d’un support papier. Le fond est tout aussi passionnant et demande un investissement des auteur·ices comparable aux présentations. Ainsi, le format poster comporte un résumé, un article et le poster lui-même, qui sera présenté par l’auteur·ice lors des différentes sessions dédiées de la conférence (il est envisageable de disposer d’une table haute à côté du poster pour y installer un PC portable, sur demande auprès des relecteur·ices).

Les sessions posters ne sont pas filmées. Le résumé, le poster et l‘article seront archivés sur le site web des JRES.

Autres contributions, sans accompagnement du CP

Ces contributions ne sont pas filmées, et aucune diffusion de support associé n’est prévue. Les soumissions se feront à partir de quelques semaines avant les JRES, les modalités seront précisées ultérieurement.

Les « Lightning Talks »

Les « Lightning Talks » (LT) sont des présentations de quelques minutes, sans questions. Elles s’accompagnent au minimum d’une diapositive présentant l’orateur·ice et le sujet, aucun article n’y est associé.

Les « Small Talks »

Les « Small Talks » (anciennement appelées BOF) permettent d’échanger sur une thématique commune lors de sessions dédiées. Aucun support (présentation, article, résumé) n’est nécessaire.

Les démos

À l’inverse des tutos qui délivrent une information à toute une assemblée, la démo favorise l’interactivité et les échanges autour du sujet. Il s’agit de créneaux dédiés de 30 minutes.

N.B. : ces sessions dédiées de démo sont des évènements décorrélés des contributions (présentations ou poster) et se déroulent dans des salles et des sessions dédiées. La démo sera réalisée sur votre propre matériel.

Préambule

En soumettant votre proposition, vous vous engagez, si celle-ci est retenue, à produire des livrables (résumé, article, présentation, poster, bio des auteurs) dans les délais fixés. Le respect de ces exigences est primordial pour le travail de relecture et d’itérations avec le comité de programme et indispensable pour la bonne tenue de la conférence (cf guide des proposant·es pour plus de détails).

Accord des auteur·ices

Le dépôt d’une proposition vaut autorisation de l’auteur·ice selon les conditions stipulées dans le document « autorisation » pour la publication de ses productions sur les sites web des JRES ainsi que pour son droit à l’image.

Inscription des auteur·ices

Les publications avec accompagnement du CP (posters, présentations, tutos) donnent droit à la prise en charge des frais d’inscription pour une personne, parmi les auteur·ices . Cette gratuité ne concerne pas l’hôtel et le transport, et ne dispense pas des démarches d’inscription qui se feront via un espace dédié.

Les co-auteur·ices souhaitant participer à la conférence ne bénéficient pas de la prise en charge de leur inscription.

N’oubliez pas de préparer votre mission (hébergement et déplacement) suffisamment tôt !

Soumission d’une proposition

Les propositions de présentations, de posters et de tutos se font via l’application de dépôt des propositions jusqu’à la date limite citée dans le calendrier conformément aux thèmes proposés. Ces propositions, à usage exclusif du comité de programme, doivent être représentatives des projets des auteur·ices et permettre au comité de programme de les évaluer. Le formulaire permet également de déposer un document optionnel afin d’étayer les propositions. Le comité de programme sélectionnera les contributions sur la base de ces informations.

Vos propositions sont un aperçu de vos futurs documents et doivent comporter :

• de 500 à 1300 mots pour une proposition de présentation longue, courte, tuto ou poster ;
• optionnellement un document annexe illustrant la proposition.

Lorsque vous jugerez que votre proposition est suffisamment aboutie, vous devrez l’enregistrer et la soumettre explicitement à la relecture dans l’application de dépôt des propositions sans attendre le dernier moment.

Calendrier de soumission des propositions

• Dépôt des soumissions du 18 décembre 2023 au 1^er mars 2024;
• Retour du comité de programme le 31 mai 2024 après réunion de sélection.

Les auteur·ices dont les propositions (présentations, posters, tutos) auront été retenues par le comité de programme devront remettre leurs documents définitifs avant les dates indiquées dans le calendrier.

Pour les soumissions sans accompagnement du CP, des informations complémentaires seront communiquées ultérieurement.

Le résumé 

Ce document est obligatoire pour tous les types de propositions. Il sera intégré dans le programme en ligne. Il doit permettre à chaque congressiste de choisir les sessions auxquelles il·elle souhaite assister. Le texte de ce résumé devra être enregistré via l’application de dépôt des propositions et ne devra pas dépasser 260 mots.

L’article 

L’article est destiné à une publication en ligne, avec une mise à disposition pérenne, et doit comporter entre 5 et 10 pages.

L’article doit correspondre à la proposition soumise et doit être rendu au CP dans les délais impartis (calendrier). Si ce n’était pas le cas, le CP se réserve le droit de supprimer du programme l’article et la présentation associée.

Vous devez impérativement soumettre votre article aux JRES 2024 selon le format suivant en respectant le modèle fourni et en activant le « suivi des modifications » (guide de bon emploi de LibreOffice).

Si vous utilisez de la couleur dans votre article (schémas, photos, …), assurez-vous que le rendu sur une imprimante noir et blanc reste lisible.

Il est impératif de penser à « embarquer » les polices de caractères utilisées dans le document (option à activer, détails dans le guide de bon emploi de LibreOffice).

L’article contient lui-même un résumé qui peut être identique ou non, selon le choix de l’auteur·ice, au résumé décrit ci-dessus (publié dans le programme de la conférence).

Des instructions plus détaillées sur le format et les attendus de l’article peuvent être trouvées dans l’annexe « Ressources documentaires ».

Mise en ligne de votre article

Une fois qu’une version finale a été validée, vous devez exporter votre article au format PDF et le redéposer sur l’application de dépôt des propositions.

Cette version sera alors publiée automatiquement en ligne sur le programme de la conférence (dès que le processus de synchronisation sera activé).

N’oubliez pas de personnaliser les propriétés de votre document ODT avant de l’exporter en PDF (guide de bon emploi de LibreOffice).

Le support de présentation (tutos courts et longs)

Le support de présentation (ou support de tuto) devra exposer de manière didactique le sujet retenu et sera diffusé aux congressistes pendant la session. Il doit être rendu au CP dans les délais impartis (calendrier). Si ce n’était pas le cas, le CP se réserve le droit de supprimer du programme la session prévue.

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Afin d’accepter les chartes des établissements, il n’y a pas de masque imposé, seulement quelques règles à respecter :

• le format des présentations en 16:9 ;
• la première diapositive doit être simple et contenir :
  • le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
  • les noms des auteurs ;
  • le logo JRES (SVG / PNG).

Les annexes (tutos courts et longs)

Les annexes ne sont pas annexes. 🙂

Elles doivent permettre aux congressistes de disposer d’informations complémentaires au support de tuto pour en assurer la reproductibilité dans leur propre environnement.

Les vidéos de tutos

Si votre intervention comporte des manipulations, pour éviter l’effet démo en direct, nous vous encourageons très fortement à les intégrer à la présentation sous forme de vidéos, avec seulement quelques règles à respecter :

• Utiliser une résolution de 1920×1080 en 16/9 ;
• Limiter le(s) fichier(s) vidéo/son à 1Go ;
• Privilégier les formats .wmv et .mp4 ;
• Attention à la taille des polices de caractères, le texte doit pouvoir être lu au fond de l’amphi.

Le support de présentation (présentations courtes et longues)

Le système de présentation utilisé pendant les JRES sera équipé des logiciels courants : LibreOffice Impress (format préférentiel), Microsoft Office Powerpoint, Acrobat Reader.

Des vidéos peuvent être insérées dans la présentation, il faut dans ce cas limiter le fichier vidéo/son à 1Go et privilégier les formats .wmv et .mp4. N.B. : la vidéo doit impérativement être « incluse » dans le document (pas de lien externe) et doit être bien visible du fond de l’amphi.

Afin d’accepter les chartes des établissements, il n’y a pas de masque imposé, seulement quelques règles à respecter :

• le format des présentations en 16:9 ;
• la première diapositive doit être simple et contenir :
  • le titre de la présentation tel que donné dans le programme ;
  • les noms des auteur·ices ;
  • le logo JRES SVG / PNG.

Le nombre de diapos doit être en rapport avec la durée de la présentation (on compte généralement 1 à 2 min par diapo).

Les sessions sont retransmises en direct et enregistrées. Lors de la présentation les orateur·ices doivent :

• rester face à la caméra, ne pas se déplacer sur scène et parler dans le micro ;
• éviter l’utilisation de pointeurs (laser ou souris) car non visibles sur la vidéo.

Si vous incluez des photos, des images ou des vidéos dans votre présentation, assurez-vous qu’elles soient libres de droits. Votre présentation sera accessible depuis le site de la conférence (après les JRES) et aura de ce fait une très large visibilité. Vous aurez la possibilité de mettre à jour votre présentation en PDF après la conférence si vous souhaitez y apporter quelques dernières corrections avant archivage définitif.

Il est impératif d’« embarquer les polices de caractères » utilisées dans le document (guide de bon emploi de LibreOffice).

Les posters

L’impression des posters est assurée par le comité d’organisation de la conférence.

Les posters sont accompagnés d’un article qui sera publié sur le site de la conférence. La date limite de remise de cet article doit être respectée. Les posters eux-mêmes doivent être déposés avant la date figurant dans le calendrier (délais d’impression incompressibles).

La mise en forme des posters est libre, sous réserve de respecter les consignes suivantes :

• placer le logo JRES PNG / SVG sur votre poster ;
• le réaliser au format A0 (841 mm × 1189 mm) en orientation « portrait » ;
• transmettre votre fichier au format PDF ;
• ne pas utiliser de taille de police inférieure à 18 points, le titre doit pouvoir être lu à 3 mètres (taille d’environ 70 à 80 points) ;
• utiliser un format vectoriel pour les logos des organismes d’affiliation, pour les graphiques et pour les schémas (ou à défaut un format bitmap suffisamment bien défini) ;
• prévoir une résolution minimale de 150 dpi pour les photos ;
• prévoir 5 mm de fond perdu (c’est à dire ne pas mettre d’image ou de texte à moins de 5 mm du bord).

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi intégrer la mascotte JRES 2024 sur votre poster :

• mascotte JRES (SVG / PNG)

La photo des auteur·ices

Dans la mesure où vous déposez une photo sur l’application de dépôt des propositions, celle-ci sera insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme, elle pourra également être utilisée pour la projection en salle du programme de chaque session. Le dépôt optionnel de cette photo vaut acceptation pour sa publication.

ATTENTION : dans le cas d’articles multi-auteur·ices, les auteur·ices soumettent une seule photo (liée à l’article), qui peut être collective ou un montage de plusieurs photos individuelles.

Biographie des auteur·ices et autres renseignements

Une courte biographie (une quinzaine de lignes maximum), publiée, permettra aux congressistes de mieux vous connaître. Elle sera déposée sur le site web de gestion des articles et insérée dans la page décrivant votre article et accessible depuis le programme.

ATTENTION : dans le cas d’articles multi-auteur·ices, les auteur·ices soumettent un seul texte de biographie, elle peut être collective ou contenir un paragraphe (court) par auteur·ice.

Propositions

Livrables

Vous pouvez vous abonner au calendrier en ligne pour inscrire ces dates dans votre agenda.

Une fois votre proposition retenue, vous serez accompagné·e par un duo de relecteur·ices (deux membres du comité de programme), jusqu’à votre contribution finale à la conférence.

Phase de production des livrables (article, poster, support de présentation/tutos, …)

Dès réception des documents, les président·es de sessions reliront vos travaux et pourront vous demander des aménagements.

Pendant cette phase de relecture des documents (notamment l’article), les échanges, entre les relecteur·ices et les auteur·ices, ont lieu via l’application de dépôt des propositions, qu’il faut impérativement utiliser, à l’exclusion de tout autre canal d’échange. L’application vous permet de déposer une version à relire. En retour, les relecteur·ices pourront déposer une nouvelle version avec des propositions de corrections ou d’améliorations, et ainsi de suite jusqu’à la version finale.

Il conviendra de ne transmettre que des versions de documents présentant des modifications significatives et appelant à des interactions avec les relecteur·ices. En cas de travail collaboratif à plusieurs auteur·ices, il est recommandé de désigner un·e interlocuteur·ice privilégié·e.

Cette période de collaboration et d’allers-retours des articles entre le comité de programme et les auteur·ices est très chargée  : n’attendez pas le dernier moment pour nous envoyer votre travail et prévoyez, au besoin, les délais de relecture et de validation interne.

N’oubliez pas de consulter régulièrement le calendrier des différentes phases.

Pendant la conférence

Il est nécessaire d’échanger les numéros de téléphone mobile avec les relecteur·ices, pour pouvoir se joindre facilement pendant la conférence (ils ne sont pas publiés).

Pour les présentations, il est impératif que vous puissiez tester votre support de présentation final sur les outils de la conférence, afin de vérifier que le rendu est conforme. Un rendez-vous sera donc planifié avec vous, en amont de votre présentation. C’est aussi l’occasion de rencontrer « en vrai » les personnes qui vous ont accompagné et de fixer les derniers détails.

À tout moment

Vous pouvez contacter le comité de programme pour toute précision ou demande d’aide à l’adresse contact@jres.org.

Le comité de programme met à votre disposition les fichiers ci-après pour la réalisation de votre contribution.

Le guide des proposant·es

Ne soyez jamais en retard, grâce au guide des proposant·es, que vous lirez tous les soirs.

Modèle d’article

Pour préparer votre article, vous devez impérativement utiliser le modèle fourni.

Il contient également un guide de bon emploi de LibreOffice.

Guide de bon emploi de LibreOffice

Pensez à lire ce mini guide pour bien utiliser LibreOffice : gestions de styles, utilisation du mode « révision », …

Oui, c’est également le modèle d’article !

Et pour rendre votre article accessible et compréhensible à tout le monde, n’oubliez pas de lancer l’outil de vérification de l’accessibilité de LibreOffice.

Autres ressources utiles

Il est suggéré aux auteur·ices de lire les leçons de typographie de Jacques André.

Il est recommandé d’utiliser l’extension Grammalecte pour LibreOffice.

LibreOffice : télécharger la dernière version stable

Calendrier des dates de livrables (format ICS)

Le logo JRES : SVG / PNG

La mascotte JRES 2024 : SVG / PNG

Les  démos se dérouleront sur le matériel de l’auteur·ice, celui-ci doit impérativement disposer d’une prise HDMI pour la projection.

Des précisions vous seront apportées ultérieurement.